Como calcular o custo real de um funcionário CLT antes de contratar

O salário anunciado na vaga é só a parte mais visível da conta. Quem contrata pelo regime da CLT assume também encargos sobre a folha, depósitos de FGTS, benefícios e as provisões de férias e 13º salário, que precisam ser reservadas mês a mês. Calcular o custo de funcionário CLT antes de contratar evita a surpresa de descobrir, três meses depois, que a vaga consome bem mais do que o previsto.

Passo 1: comece pelo salário bruto e pelos adicionais

Parta do salário bruto que será registrado em carteira. Some os adicionais que a função exige de forma habitual: insalubridade, periculosidade, adicional noturno, horas extras frequentes ou comissões médias. Se a média de horas extras de um cargo parecido na empresa é conhecida, inclua-a na estimativa.

Passo 2: identifique o regime tributário da empresa

Os encargos mudam bastante conforme o regime:

• Lucro Presumido e Lucro Real: a empresa recolhe a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha, mais a contribuição para riscos ambientais do trabalho, que varia conforme a atividade, e as contribuições a terceiros, destinadas a entidades como Sesi, Senai, Sesc, Senac e Sebrae, conforme o enquadramento.
• Simples Nacional: na maior parte das atividades, a contribuição patronal já está incluída na guia única, e a empresa não recolhe os 20% à parte. Algumas atividades do Anexo IV são exceção e pagam a contribuição previdenciária separadamente.

Confirme com o contador qual é o seu caso, porque essa diferença pode mudar o custo total de forma significativa.

Passo 3: some o FGTS

O depósito do FGTS corresponde a 8% da remuneração mensal e vale para todos os regimes tributários. Ele incide também sobre o 13º e sobre as férias. Em caso de demissão sem justa causa, há ainda a multa de 40% sobre o saldo, que pode entrar numa provisão de rescisão se a empresa quiser ser mais conservadora.

Passo 4: provisione férias e 13º salário

Todo empregado tem direito a um 13º salário por ano e a 30 dias de férias remuneradas com acréscimo de um terço. Para não sentir o impacto de uma vez, a empresa provisiona uma fração todo mês:

• 13º salário: um doze avos do salário por mês.
• Férias com um terço: um doze avos do salário mais um terço desse valor por mês.

Sobre essas provisões também incidem FGTS e, conforme o regime, os encargos patronais. É comum esquecer esse detalhe, o que subestima o custo real.

Passo 5: inclua os benefícios

Liste o que a empresa oferece ou é obrigada a oferecer por lei ou convenção coletiva:

• vale-transporte, lembrando que o empregado pode ter até 6% do salário descontado e a empresa arca com o restante;
• vale-refeição ou alimentação;
• plano de saúde e odontológico;
• seguro de vida, quando previsto na convenção da categoria;
• auxílio-creche e outros benefícios previstos em convenção coletiva.

Consulte a convenção coletiva da categoria antes de fechar a conta: ela pode estabelecer piso salarial, benefícios obrigatórios e reajustes que afetam o valor.

Passo 6: não esqueça os custos indiretos

Uma contratação também traz custos que não aparecem na folha: exames admissionais e periódicos, equipamentos, licenças de software, uniforme, espaço físico, treinamento inicial e o tempo do gestor dedicado à integração. Não é preciso precisão absoluta aqui, mas ignorar esses itens distorce a comparação.

Um exemplo simplificado

Imagine um salário de R$ 3.000 numa empresa do Lucro Presumido. Por mês, a conta aproximada inclui:

• salário: R$ 3.000;
• provisão de 13º: R$ 250;
• provisão de férias com um terço: cerca de R$ 333;
• FGTS de 8% sobre salário e provisões: cerca de R$ 287;
• contribuição patronal de 20% sobre salário e provisões: cerca de R$ 717;
• RAT e terceiros, variáveis conforme a atividade;
• benefícios, conforme a política da empresa.

Só com salário, provisões, FGTS e contribuição patronal, o valor passa de R$ 4.500, antes de somar benefícios e as demais contribuições. Numa empresa do Simples, fora do Anexo IV, a parcela patronal sai dessa conta e o total cai.

Compare o custo com o que a vaga deve gerar

Com o custo mensal em mãos, a pergunta seguinte é quanto a função precisa gerar para se pagar. Em vendas, isso pode ser traduzido em faturamento mínimo; em produção, em volume adicional; em funções de apoio, em horas liberadas de outras pessoas ou em erros evitados. Se o retorno esperado não cobre o custo com folga, talvez a solução seja outra: redistribuir tarefas, automatizar parte do processo ou contratar um serviço pontual.

Perguntas frequentes