Descrição de cargo: como escrever antes de abrir uma vaga e evitar contratações erradas

Muita contratação errada nasce antes da primeira entrevista. O gestor precisa de alguém "para ajudar no financeiro", a vaga é anunciada com uma lista genérica de requisitos, os candidatos são avaliados por impressão, e três meses depois ninguém sabe dizer se a pessoa está indo bem, porque nunca ficou claro o que se esperava dela. Saber como fazer descrição de cargo é o primeiro passo para quebrar esse ciclo.

Para que serve a descrição de cargo

A descrição de cargo é um documento curto que define por que a função existe, o que ela entrega e o que é preciso para ocupá-la. Ela orienta três momentos:

• o anúncio da vaga, que passa a ser escrito a partir de algo concreto;
• a entrevista, com perguntas ligadas às responsabilidades reais;
• a avaliação de experiência, com critérios definidos antes da contratação.

Também ajuda em temas que vão além da seleção, como faixa salarial, plano de carreira e equiparação entre cargos semelhantes.

Passo a passo para escrever

1. Comece pela missão do cargo. Em uma ou duas frases, explique por que a função existe. Exemplo: "Garantir que as contas a pagar e a receber da empresa estejam corretas, em dia e conciliadas, para que a diretoria tenha informação confiável sobre o caixa." Se a missão não cabe em duas frases, talvez o cargo esteja misturando funções diferentes.

2. Liste as responsabilidades principais. Entre cinco e oito itens, começando por verbos: conciliar, emitir, analisar, negociar, atender. Evite frases vagas como "apoiar a equipe" sem dizer em quê. Coloque primeiro o que ocupa mais tempo ou tem mais impacto.

3. Defina as entregas esperadas. Aqui está a parte que mais falta nas descrições. Responsabilidade é o que a pessoa faz; entrega é o resultado que se espera. Exemplos:

• conciliação bancária concluída até o terceiro dia útil do mês;
• relatório de inadimplência enviado toda semana;
• nenhum pagamento com multa por atraso.

Entregas mensuráveis tornam a avaliação objetiva.

4. Separe requisitos obrigatórios de desejáveis. Obrigatório é o que, se faltar, impede o trabalho: formação exigida por lei, domínio de determinada ferramenta, disponibilidade para viagens. Desejável é o que ajuda, mas pode ser aprendido. Listas longas de obrigatórios afastam bons candidatos e raramente são respeitadas na hora de contratar.

5. Descreva competências comportamentais ligadas à função. Não copie listas prontas. Pergunte o que diferencia quem vai bem nesse cargo: atenção a detalhes, capacidade de negociação, paciência no atendimento, autonomia.

6. Informe relações e condições de trabalho. A quem o cargo se reporta, com quais áreas interage, se tem equipe, qual o regime de trabalho e a jornada.

7. Defina a faixa salarial. Pesquise o mercado para funções semelhantes na região e no porte da empresa e estabeleça um mínimo e um máximo. Isso evita negociações improvisadas e distorções internas entre pessoas no mesmo cargo.

Como o documento orienta o anúncio

Com a descrição pronta, o anúncio da vaga praticamente se escreve sozinho. Use a missão como abertura, resuma as principais responsabilidades, liste só os requisitos obrigatórios e alguns desejáveis e informe a faixa salarial e o modelo de trabalho. Anúncios claros atraem menos candidatos desalinhados e economizam tempo de triagem.

Como o documento orienta a entrevista

Para cada responsabilidade importante, prepare uma pergunta sobre experiência real. Se o cargo exige conciliar contas, peça ao candidato que descreva como fazia isso no emprego anterior, que ferramenta usava e que problema já encontrou. Perguntas baseadas em situações concretas revelam mais do que perguntas hipotéticas. Um pequeno teste prático, ligado a uma entrega do cargo, também ajuda.

Use a mesma lista de critérios para todos os candidatos e anote as respostas. Comparar pessoas com base nos mesmos pontos reduz o peso da simpatia na decisão.

Como o documento orienta a avaliação de experiência

O período de experiência só funciona se houver algo a observar. As entregas definidas na descrição viram a base do acompanhamento:

1. na primeira semana, o gestor apresenta a descrição ao novo empregado e explica o que será avaliado;
2. no meio do período, faz uma conversa de retorno com base nas entregas;
3. antes do fim do prazo, decide pela efetivação com critérios que já estavam combinados.

Assim, a decisão de manter ou não a pessoa deixa de ser surpresa para os dois lados.

Perguntas frequentes